Tipp: Emailsignatur vollständig und gut strukturiert

Die Email ist immer bedeutender geworden in der täglichen Kommunikation. Was gerade viele kleine Unternehmer missachten ist die Signatur in gerade diesen Emails. Dabei gelten bei Emails die gleichen Regeln, die auch bei anderer Geschäftskorrespondenz gelten.

Es gibt Pflichtangaben und es gibt Empfehlungen.

Pflichtangaben, oder was muss in die Geschäftliche Email bzw. in die Signatur:

Firma mit Rechtsform
der Ort der Handelsniederlassung
das zuständige Registergericht
Handelsregisternummer (wenn vorhanden)

Bei bestimmten Gesellschaften sind zusätzliche Angaben erforderlich. Bei einer GmbH, UG / Mini-GmbH sind alle Geschäftsführer mit ausgeschriebenen Namen und mindestens einem Vornamen zu benennen.

Bei Aktiengesellschaften ist der Vorstand bzw. die Vorstände zu bezeichnen und in der Form auch der Vorsitzende des Aufsichtsrates. Gleiche Regelung gilt auch bei einer GmbH mit Aufsichtsrat.

Nun der Versuch einer kleinen Zusammenfassung. Pflichtangaben für die einzelnen Rechtsformen:

Einzelkaufmann: Firma mit Rechtsform, Ort der Niederlassung, zuständiges Registergericht und Handelsregisternummer

GmbH: Rechtsform, Sitz der Gesellschaft, zuständiges Registergericht, Handelsregisternummer, alle Geschäftsführer und wenn vorhanden der Aufsichtsratsvorsitzende

Aktiengesellschaft: Rechtsform, Sitz der Gesellschaft, zuständiges Registergericht, Handelsregisternummer, alle Vorstände und der Aufsichtsratsvorsitzende

Übrigends reicht nicht etwa die Verlinkung auf die eigene Internetseite in dessen Impressum. Die Daten müssen direkt in der Email ersichtlich sein. Wer sich nicht daran hält kann Abmahnungen und Zwangsgelder riskieren.

Empfehlungen, oder wie eine Signatur wirklich lesbar wird

So könnte Ihre Signatur nun aussehen:

Max Mustermann
- Vertrieb -

Musterfirma GmbH

Email: max.mustermann@example.com
Telefon: +49 451 99999-0
Telefax: +49 451 99999-9

Anschrift: Musterfirma GmbH, Musterstr. 19, 23552 Lübeck
Rechtsform: GmbH, Geschäftsführer: Max Musterchef
Amtsgericht Lübeck Registernummer: HRXXXXX
Ust-Id.: DE XXXXXXXXX

Anregungen und Verbesserungen nehme ich gerne über die Kommentarfunktion mit auf.