Immer wieder beobachte ich in der geschäftlichen Korrespondenz, dass Emails mit Anhängen verschickt werden, die im Zweifelsfall keiner öffnen kann. Also bitte verschicken Sie Anhänge grundsätzlich in einem Format, welches jeder Empfänger verstehen kann. Und das ist die PDF.

Im Folgenden zeige ich ein paar kostenlose Möglichkeiten auf eine PDF zu erstellen. Und das ganz bequem und ohne großen Arbeitsaufwand.

Wollen Sie eine PDF auf dem Mac oder unter Windows erstellen?

1. PDF auf dem Mac

Auf dem Mac ist die Erstellung einer PDF viel einfacher als auf einem Windows-PC. Verstehen Sie mich nicht falsch, ich bin trotz meiner relativ frischen Liebe zum OSX-Betriebssystem immer noch ein Anhänger von Windows-Systemen. Aber die Sache mit der PDF ist auf dem Mac halt einfach einfacher.

Der Druckdialog, den man so ziemlich aus jeder Anwendung aufrufen kann, sieht beim Mac nämlich so aus:

Unten links findet sich dieser Button mit der Beschriftung “PDF”. Drücke ich diesen, so habe ich die Qual der Wahl. So kann ich das aktuelle Dokument direkt als PDF sichern, es per Email verschicken usw. Sehen Sie selbst. Die resultierende PDF kann man auf jedem Rechner so darstellen, wie es sein soll.

Eine feine Sache. Wenn ich nun so einen Druck in eine PDF-Datei mache, aber mehrere Dokumente als eine PDF versenden möchte, dann bleibt es glücklicherweise ziemlich einfach.

Ich öffne einfach eine der erstellten PDF-Dateien. Diese wird mit dem Programm “Vorschau” geöffnet. Nun muss ich die Seitenleiste aktivieren, wenn das nicht schon der Fall ist. Das geschiet über den Button . Nun kann ich ganz einfach per Drag and Drop weitere PDF-Dokumente (aber auch Bilder und andere Formate) in die Seitenleiste ziehen, um so ein mehrseitiges PDF zu erstellen. Wenn ich alle gewünschten Dateien in die Seitenleiste gezogen habe, brauche ich das Ganze nur über “Ablage” – “Sichern unter” abzuspeichern.

Die PDF ist erstellt.

2. PDF unter Windows

Windows hat die PDF-Funktionalität leider nicht von Geburt an unter der Haube. Die Schuld braucht man hier gar nicht bei Microsoft suchen, denn die Damen und Herren aus dem Hause Microsoft müssen immer wieder feststellen, dass es rechtliche Schwierigkeiten mit sich bringt, wenn man den eigenen Kunden etwas kostenlos anbieten möchte.

Aber das soll nicht das Thema sein. Es geht vielmehr darum, Windows die Sache mit den PDF beizubrigen. Und das geht eigentlich relativ schnell. Die Antwort lautet FreePDF. Das Programm richtet sich als Drucker im System ein und nach der Installation kann aus jedem Programm in eine PDF gedruckt werden. Statt den realen Ausdruck aus dem Drucker erhält man also eine PDF-Datei, die man dann bequem weitersenden kann.

Unter http://freepdfxp.de laden Sie Ghostscript und FreePDF herunter. Zuerst installieren Sie Ghostscript und dann Freepdf. Sobald Sie die Installation abgeschlossen haben, sollten Sie in einem Programm den Drucken-Dialog aufrufen. Der sollte nun wie folgt aussehen.

Wir haben nun also einen neuen Drucker, der sich FreePDF nennt. Und genau mit diesem können wir nun aus den Anwendungen in eine PDF-Datei drucken.

Nach dem Klick auf Drucken gelangen wir zu dem oben angezeigten Dialog. Ich kann nun also die PDF direkt abspeichern, sie per Email versenden oder mit dem Klick auf das System ganz rechts die Erstellung eines größeren PDF anleiten. So kann ich mehrere Dokumente in einer PDF versenden. Multi-PDF heißt das in der deutschen Version von FreePDF.

Diesen Artikel weiterempfehlen

Tweet

 

Tags: freepdf, osx-pdf, pdf