Dank des EU-Ministerrates wurde schon in 2010 auf die Gleichbehandlung von Rechnungen auf Papier und elektronischen Rechnungen hingearbeitet. Bei uns in Deutschland wird das in das Gesetz der Steuervereinfachung verpackt und so gelten ab dem 1. Juli 2011 neue Gesetze bei elektronischen Rechnungen, so dass entsprechende Rechnugnen künftig auch ohne qualifizierte Signatur oder EDI-Verfahren versendet werden können. Dabei gilt es jedoch einiges zu beachten.

Geregelt wird das Ganze im Paragraf 14 des Umsatzsteuergesetzes und demnach müssen bei elektronische Rechnungen Integrität und Authentizität gewährleistet sein. Konkret bedeutet das, dass der Inhalt der Rechnung nicht verändert werden kann und der Absender eindeutig identifiziert werden kann.

Eigenschaften einer elektronischen Rechnung

Um sich dem Thema zu nähern, muss man überhaupt wissen, was eine elektronische Rechnung ist. Grundsätzlich definiert sich die elektronische Rechnung durch den elektronischen Versand, wobei Rechnungen per Fax ausgenommen sind, wenn diese auf einem Papierfax empfangen werden, denn diese gelten dann als Papierrechnung.

Elektronische Rechnungen sind als Rechnungen

• als Datei (JPG, Tiff, PDF usw.)
• per Email
• als Download
• per DE-Mail
• über EDI
• Computerfax zu Computerfax

Bei entsprechender Software ist eine elektronische Email für Unternehmer grundsätzlich kostengünstiger, als eine Rechnung per Email, denn Kosten für Porto, Briefumschlag, Druck usw. entfallen natürlich grundsätzlich.

Voraussetzungen für die elektronische Rechnung

Ab dem 01. Juli 2011 sollen elektronische Rechnungen anerkannt werden, wenn der Absender identifizierbar ist und der Inhalt der Rechnung nicht verändert wurde, die Rechnung aber maschinell lesbar und auswertbar ist. Im Gesetz beschreibt es sich als Echtheit und Authentizität aber auch Unversehrtheit und Integrität.

Unternehmen, die auf die elektronische Signatur oder das EDI-Verfahren verzichten wollen, müssen nun im Zweifel ein innerbetriebliches Kontrollverfahren dokumentieren, welches eben diese Punkte gewährleiten kann und so einen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schafft.

Einen solchen Rechnungsprüfungsprozess dürfte jedes Unternehmen sowieso durchführen. So muss ein Unternehmen feststellen, ob die entsprechende Rechnung tatsächlich von dem rechnungsstellenden Unternehmen ausgestellt wurde und ob die Leistungsbeschreibung in der Rechnung tatsächlich der bezogenen Leistung entspricht. Die Höhe und das Datum der Leistung, aber auch die Umsatzsteuer muss ausgewiesen werden. Und es müssen natürlich alle Pflichtangaben auf Rechnungen erfüllt sein.

Während man bei der Papierrechnung einen “Rechnung geprüft”-Stempel einsetzen kann, wird das bei der elektronischen Rechnung schwieriger. Man müsste also nachvollziehbar dokumentieren. Das könnte auf die Aussagen der Mitarbeiter begrenzt werden, dass man alle Rechnungen prüfen würde, besser ist aber sicher eine schriftliche Dokumentation. Auch die Archivierung von Rechnungen in Ordnerstrukturen, wie “geprüft” und “ungeprüft” könnten gangbar sein, wobei es sich im Falle einer Prüfung empfehlen würde, dass sich im “ungeprüft” Ordner auch nur sehr aktuelle Rechnungen befinden.

Im Übrigen müssen elektronische Rechnungen 10 Jahre lang aufbewahrt werden, sie unterliegen also auch der Aufbewahrungspflicht. Elektronische Rechnungen müssen lesbar, maschinell auswertbar und sicher vor Veränderungen im Originalformat archiviert werden. Dabei gelten Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU).

Im Zweifel bedeutet die lesbare Form, dass das Originalformat eben auch in 10 Jahren noch gelesen werden kann und die Auswertbarkeit, dass man die Rechnung eben auch elektronisch auswerten kann und nicht nur ausdrucken könnte. Der Schutz vor Veränderungen wird nach den Steuerbehörden, durch die Archivierung auf CD oder DVD, oder durch ein revisionssicheres Dokumentenmanagementsystem gewährleistet.

Pflichtangaben auf elektronischen Rechnungen

Wie auch bei Papierrechnungen müssen elektronische Rechnungen nach §14 Abs. 4 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) folgende Angaben beinhalten:

(4) Eine Rechnung muss folgende Angaben enthalten:

1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,
2. die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
3. das Ausstellungsdatum,
4. eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer),
5. die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
6. den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung; in den Fällen des Absatzes 5 Satz 1 den Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts, sofern der Zeitpunkt der Vereinnahmung feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt,
7. das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung (§ 10) sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist,
8. den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt und
9. in den Fällen des § 14b Abs. 1 Satz 5 einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers.

Eine Unterschrift auf einer elektronischen Rechnung ist nicht notwendig, aber grundsätzlich auch nicht verboten. Es bieten sich Floskeln wie “Diese Rechnung ist elektronisch erstellt und bedarf keiner Unterschrift.” an.

Wahlmöglichkeit des Empfängers zur Papierrechnung

Da der Empfänger einer elektronischen Rechnung in die Pflicht kommt, diese Rechnung auch zu prüfen und eben diese Prüfungsabläufe im Zweifel ein Mehraufwand darstellen kann, kann die Annahme einer elektronischen Rechnung verweigert werden. Es empfiehlt sich daher schon im Vorwege mit dem Empfänger zu vereinbaren, dass eine Rechnungsstellung per Email erfolgt.

Grundsätzlich kann der Empfänger auf die Papierform bestehen und so müsste der Rechnungsaussteller diese auch in Papierform zur Verfügung stellen.

Fehlerhafte elektronische Rechnungen

Eine elektronische Rechnung kann berichtigt werden, wenn der Rechnungsempfänger notwendige Angaben vermisst oder ein exotisches Datenformat ablehnt. Ein solcher Anspruch auf Veränderung verjährt allerdings gegenüber dem Aussteller nach drei Jahren, während die Finanzbehörden vier Jahre Zeit haben eine Veränderung zu fordern und diese vier Jahre im Zweifel sogar noch verlängern können.

Elektronische Rechnungen werden innerhalb der Umsatzsteuer- und Betriebsprüfung untersucht und dabei sollte man sich darüber bewusst werden, dass ein erfolgreicher Finanzamtsprüfer sich durch das sogenannte “Mehrergebis” definiert. Das meint die Höhe der Steuernachzahlung, die sich aus einer Prüfung ergibt und so schauen Prüfer vor allem dort genauer hin, wo man eben ein hohes Mehrergebnis erzielen kann. Im Zweifel könnten also alle elektronischen Rechnungen abgelehnt werden, weil das Unternehmen keine Rechnungskontrolle bei elektronischen Rechnungen nachweisen konnte. Hier drohen dann die Rückzahlung der einbehaltenen Vorsteuer nebst Zinsen von 6% pro Jahr und der Verweigerung entsprechender Rechnungen als Betriebsausgabe.

Ansatz zur Prüfdokumentation der elektronischen Rechnungen

Wer also als Rechnungsempfänger eine entsprechende Prüfdokumentation aufbauen möchte, der sollte einige Punkte bei der Rechnungseingangsprüfung beachten.

Wichtig ist dabei, ob die Rechnung in einem gängigen Format vorliegt und lesbar ist. Auch die inhaltliche Prüfung nach Aussteller, Höhe und gesetzlichen Pflichtangaben (s.o.) sollte nachvollziehbar durchgeführt werden. Idealerweise bietet das eigene Dokumentenmanagementsystem entsprechende Funktionen an.

Rechtliche Bedenken und Fazit

Bei Unternehmen bleibt also auch in Zukunft eine Nachweisschuld, denn das Gesetz verlangt ein innerbetriebliches Kontrollverfahren. Wie diese Verfahren aussehen sollen haben wir versucht im Artikel zu erahnen, aber der Gesetzgeber wird in dem Gesetz nicht konkret und so wird nur verraten, dass die bisherigen Verfahren nach mit der elektronischen Signatur oder nach dem EDI-Verfahren gangbar wären.

Steuerberater halten sich aktuell wohl noch mit Ihren Einschätzungen zurück, denn bisher ist alles noch unsicher und keiner möchte bisher einschätzen, was bei einer späteren Prüfung anerkannt werden würde. Das Gesetz muss auch noch durch den Bundesrat abgesegnet werden, aber das gilt als sicher.

Aktuell sollte man beim elektronischen Versand zur Sicherheit entweder weiterhin auf die elektronische Signatur setzen, oder noch ein wenig abwarten, bis in diesem Bereich mehr Rechtssicherheit besteht.

ACHTUNG: Ich bin kein Anwalt und dieser Artikel stellt in keiner Form eine Steuer- und/oder Rechtsberatung dar. Im Zweifel lassen Sie sich bitte vom Steuerberater in München oder einem Fachanwalt beraten.

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