clockodo – Zeiterfassung für Selbständige und Freiberufler im Test

Clockodo Logo

Freiberufler und Selbständige, die Arbeitszeiten an Ihre Kunden weiter berechnen, werden die Problematik kennen, die bei der Erfassung der Arbeitszeiten entstehen kann. Für jedes Projekt muss die jeweilige Arbeitszeit erfasst werden, um diese dann an den jeweiligen Kunden abzurechnen.

Die Zeiterfassung clockodo ist eine webbasierte Zeiterfassungssoftware, die genau diese Aufgabe vereinfachen möchte. Die Software funktioniert dabei direkt im Browser, aber auch auf mobilen Endgeräten und es gibt Desktopvarianten für alle Windows, Mac und Linux. Das Unternehmen hinter Clockodo bietet eine 30-Tage-Testmitgliedschaft an, in der die App kostenlos ausprobiert werden kann. Danach kann man für 5,00€ im Monat verlängern und für jeweils 4,00€ pro Monat weitere Mitarbeiter aufnehmen.

Anmeldung und Einblick in Clockodo

Webapp im Browser am Mac ausprobiert

Die Anmeldung ist schnell erledigt. Neben Namen und Emailadresse wird nichts benötigt und wenige Sekunden nach Anmeldung ist auch schon eine Email im Posteingang mit dem Zugangspasswort für Clockodo. Der Hauptbildschirm zeigt einen Überblick über die letzten 7 Tage. Die angezeigten Daten sind Beispieldaten, die Clockodo hinterlegt hat. Das erleichtert eine erste Orientierung ungemein.

Clockodo Dashboard

Wie in dem Screenshot zu sehen, kann man auf den ersten Blick die Daten und Fakten der letzten 7 Tage sehen. Mit den Beispieldaten und einigen Tests von mir komme ich auf eine Gesamtzeit von 47 Stunden und 11 Minuten und einen Umsatz von 1.034,00€. Abrechenbar ist waren 83% meiner Arbeitsstunden und der durchschnittliche Arbeitstag umfasste 9 Stunden und 26 Minuten.

Die Diagramme zeigen die Art der erstellten Leistungen auf der linken Seite und die bearbeiteten Projekte auf der rechten Seite. Darauf folgen Projektberichte und abgespeicherte Berichtsvorlagen. Das gefällt mir spontan sehr gut, denn ohne lange Überlegungen hat man so einen tollen Überblick über die geleisteten Zeiten.

Clockodo MenüIm Menü finden sich noch “Zeiteinträge” und “Berichte”, die weitere Funktionen beinhalten. Als erstes springe ich in die Zeiteinträge. Das ist quasi das Tagebuch der aufgezeichneten Zeiten und so kann man innerhalb eines Kalenders die einzelnen Tage anklicken und dort die verbuchten Zeiten auslesen. Hier ist es außerdem möglich manuell Zeiteinträge zu ergänzen oder vorhandene Zeiteinträge zu verändern.

Clockodo Zeiteinträge

Der komplette Aufbau ist dabei so selbsterklärend, dass man eigentlich nie nach einer Funktion sucht, sondern intuitiv weiß, wie man Clockodo nutzen kann. Ein klick auf die Projekte innerhalb der Zeiteinträge zeigt dann eine detaillierte Auflistung der erfassten Zeiten und wie diese erfasst wurden, also ob sie per Hand eingetragen wurden oder gestoppt wurden.

Clockodo StoppuhrClockodo StoppuhrNeben der Erstellung eines manuellen neuen Zeiteintrages ist immer und überall eine Button zur Stoppuhr zu sehen. Ein Klick auf diese öffnet dann die automatische Zeiterfassung, die der Funktion einer Stoppuhr ähnelt. Im Grunde genommen ist das genau die Ansicht, die man auf den mobilen Endgeräten präsentiert bekommt. Nach der Auswahl des Kunden / Projektes und der zu erbringenden Leistung kann die Zeit auch schon gestoppt werden. Das sieht dann so aus wie links abgebildet. Alles noch im ganz normalen Browser am Desktop-Rechner.

Nach abgeschlossener Arbeit reicht dann wieder ein Klick auf die Stoppuhr und die erfasste Zeit landet in der Zeiterfassung und wird dem vorher ausgewählten Projekt zugerechnet. Die Zeiterfassung über die Stoppuhr funktioniert auch dann, wenn Clockodo überhaupt nicht mehr geöffnet ist. Trotzdem öffne ich Clockodo natürlich wieder um die Zeiterfassung entsprechend zu stoppen.

Nun springe ich in der Navigation weiter auf die Berichte. Schon fast spielerisch ist man hier in der Lage komplexe Abfragen zu erstellen und Auswertungen zu erstellen. Hier kann man durch reines Drag and Drop die Elemente “Woche”, “Kunde”, “Leistung”, “Anrechenbarkeit”, “Beschreibung”, “Tag” und “Projekt” kombinieren, um so den eigenen Datenbestand zu visualisieren. Das klappt hervorragend und schnell hat man die Einstellung gefunden, die man selbst benötigt.

Clockodo Berichte

Clockodo ExportAus den Berichten heraus ist es auch ganz unkompliziert möglich die Daten als CSV zu exportieren, oder direkt eine Rechnung zu generieren. Hierzu muss in den Firmeneinstellungen eine Verknüpfung zu einer Online-Rechnungserstellungs-Software hergestellt werden. Aktuell findet sich in dem Menü nur die Anbindung zu EasyBill, obgleich innerhalb der Menübeschreibung darauf hingewiesen wird, dass man sich beim Support melden sollte, wenn man eine andere Software nutzt, damit dieser dann die Möglichkeit einer Integration anderen Dienste prüfen kann.

Viele werden wohl tatsächlich EasyBill nutzen, aber allein das Versprechen die Integration von anderen Diensten prüfen zu wollen, ist für mich ein Indiz für die zukünftige Weiterentwicklung von Clockodo. Der Export von Rechnungsdaten ist für mich aktuell auch nicht so wichtig, wie es vielleicht für andere sein würde. Ich nutze für die Rechnungserstellung aktuell noch Off-the-Cloud-Software. Die Funktionalität des Rechnungsexportes kann ich an dieser Stelle leider nicht testen, obwohl ich die Funktionalität auch nicht infrage Stellen würde. Dank dem 30-Tage-Testzeitraum kann jeder kostenlos ausprobieren, ob es Unstimmigkeiten in den Funktionen gibt. Für mich gab es die in meinem bisherigen Test nicht.

iPhone-App “installiert” und ausprobiert

Clockodo iPhone App

Nun möchte ich das Ganze auf dem Smartphone ausprobieren. Das funktioniert laut Clockodo sowohl auf iPhone als auch Android.

Während die Android-Version der mobilen App im Android Market zu finden ist, kommt die iPhone App als Webapp daher. Dafür öffnet man auf dem iPhone einfach die auf der Seite angegebene URL (http://my.clockodo.com/de/clock) und drückt danach auf Lesezeichen und dann auf “Zum Home-Bildschirm”. Nun noch als Name “Clockodo” und schon sieht es so aus wie eine App aus dem Appstore.

Danach bedient sich die App auch wie eine aus dem Appstore, so dass diese Art der App lediglich dann einen Nachteil hätte, wenn man keine Onlineverbindung hätte.

Clockodo iPhoneDer linke Screenshot zeigt den Startvorgang der App. Selbst dort sieht es so aus, als wenn eine “echte” App gestartet wird. Rechts dann eine beispielhafte Ansicht der “Liste”, die vergleichbar mit der Funktion der Zeiteinträge in der Nutzung im Browser am Rechner ist.

 

Fazit – Gute Alternative zu anderen Lösungen

clockodo bildet eine gute Alternative zu den schon bestehenden Lösungen. Reine Apps für das Smartphone bieten nur selten vernünftige Schnittstellen zur Nutzung der Daten außerhalb der App und andere Webdienste sind mir persönlich im Detail vielleicht etwas zu schlank gehalten. clockodo schafft hier den Spagat zwischen Übersichtlichkeit, einfacher Bedienung und Funktionstiefe.

Für Wechselwillige gibt es bei clockodo die Möglichkeit des Imports von Daten aus anderen Zeiterfassungssystemen.

Ob der Dienst der passende ist, kann und sollte jeder risikofrei selbst herausfinden mit einem kostenlosen 30-Tage-Test der Anwendung unter http://www.clockodo.com/de.

 

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